Zo bepaal je de juiste douanewaarde van een importzending

Dat de douanewaarde bepalen voor je invoeraangifte soms een lastige klus is, weet Samantha Zwart als geen ander. “In 95% van de gevallen baseer je de douanewaarde op de transactiewaarde van de ingevoerde goederen.”

De douanewaarde is de waarde die goederen bij invoer hebben aan de buitengrens van de EU. Het is een optelsom van de transactiewaarde en de vervoers- en verzekeringskosten tot aan de haven of grens waar de goederen de EU binnenkomen. De transactiewaarde is de prijs die je voor de gekochte producten aan de leverancier betaalt. Samantha Zwart is mede-eigenaar van douaneadvies- en advocatenkantoor Customs Knowledge BV. Ze legt uit hoe je de douanewaarde van goederen bepaalt.

Waarde van goederen

Voor de meeste producten die je importeert van buiten de EU betaal je ‘ad valorem’ invoerrechten. Ad valorem betekent ‘op basis van de waarde’. De douane heft dan een percentage aan invoerrechten over de douanewaarde van de ingevoerde goederen. “Voor het vaststellen van de precieze douanewaarde moet je mogelijk nog andere kosten bij de prijs optellen of aftrekken. Dat maakt de douanewaarde bepalen lastig”, volgens Zwart.

Je baseert de douanewaarde op de prijs die je aan je leverancier betaalt. Wat als het een gratis levering is? Zwart licht toe: “Ook voor een zending met gratis producten die kapotte of ongeschikte producten uit een eerdere levering vervangen, stel je als importeur de douanewaarde vast. Want voor de douane heeft een product altijd waarde.”

Voor sommige producten betaal je specifieke rechten in plaats van ad valorem-rechten. Bijvoorbeeld bij graan en wijn. “Dan betaalt de importeur een bedrag aan invoerrechten per gewicht of maat van de ingevoerde producten. Je stelt de douanewaarde nog steeds vast. Want dat is voor het bepalen van de btw bij invoer belangrijk.”

Transactiewaarde

Je kunt de douanewaarde op zes manieren bepalen. In 95% van de gevallen gebruiken importeurs volgens Zwart de transactiewaardemethode van de ingevoerde goederen. Het gaat hierbij om koop en verkoop van goederen. “Voorwaarde is dat het om een realistische transactiewaarde gaat. De transactiewaarde is de prijs die je voor de gekochte producten betaalt aan je leverancier. Er mag geen sprake zijn van prijsbeïnvloeding waarbij de leverancier de goederen aan jou voor een te lage prijs verkoopt. Je ziet dit soms bij verkopen tussen bedrijven die bij elkaar horen, zoals moeder- en dochterbedrijven.” Met prijsbeïnvloeding wordt hier het expres sturen van de prijs bedoeld.

Kosten optellen bij transactiewaarde

Bij de meeste verkopen ofwel transacties is bekend wat een importeur betaalt voor de producten. Is de transactiewaarde van de producten 20.000 euro? En zijn de vervoers- en verzekeringskosten tot de buitengrens van de EU 5.000 euro? Dan is de douanewaarde 25.000 euro. Soms moet je bij de transactiewaarde bepaalde kosten optellen, zoals verpakkingskosten of licentiekosten. Hierdoor wordt de douanewaarde hoger.

Zwart legt een paar van deze kosten uit. “Stel, de verpakkingskosten zijn niet meegenomen in de factuurprijs van de goederenlevering maar staan op een aparte factuur. Dan tel je deze kosten op bij de transactiewaarde.” Dit komt ook voor bij royalty’s en licentierechten. Royalty’s en licentierechten betaal je als vergoeding voor het gebruik van het intellectuele eigendom van een andere partij. Bijvoorbeeld beschermde merknamen, logo’s of afbeeldingen op producten.

Kosten aftrekken van transactiewaarde

Er zijn ook kosten die je van de transactiewaarde kunt aftrekken. Kosten van het vervoer na binnenkomst in de EU mag je uit de douanewaarde laten. “Soms is het lastig bepalen welk deel van de vervoerskosten hoort bij het vervoer vanaf de buitengrens van de EU naar de plaats van bestemming in de EU”, merkt Zwart op. “Stel er komt een luchtvrachtzending binnen op Schiphol uit Moskou. Dit vliegtuig komt de EU binnen in Polen. Alleen de kosten tussen Moskou en de Poolse EU-buitengrens zijn belangrijk voor de douanewaarde. Maar op de factuur staan alleen de luchtvrachtkosten voor de hele reis. Voor het bepalen van de transportkosten tussen Moskou en de EU-buitengrens werkt de Europese Commissie met percentages (bijlage 23-01). Deze percentages geven aan welk deel van de luchtvrachtkosten je in de douanewaarde opneemt.”

Ook gratis producten hebben voor de douane waarde

Douanewaarde en Incoterms®

Douanewaarde en Incoterms® zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Door het afspreken van Incoterms® weten koper en verkoper van elkaar wie verantwoordelijk is voor het regelen van het vervoer. En wie het transportrisico draagt. Dit is het risico van schade aan, of verlies van de goederen tijdens het vervoer.

Zwart legt het verband tussen douanewaarde en Incoterms® uit. “Spreek je met je Marokkaanse leverancier 'Incoterms® Free Carrier (FCA) Port of Casablanca’ af? Dan regel je het vervoer vanaf de haven in Casablanca naar je bedrijf in Nederland. De vervoerskosten van Casablanca tot de eerste haven van binnenkomst in de EU, bijvoorbeeld Rotterdam, neem je dan mee in de douanewaarde. Spreek je ‘Incoterms® Delivered At Place (DAP) Breda’ af? Dan verzorgt de Marokkaanse leverancier het vervoer tot Breda. Dit betekent dat je de vervoerskosten vanaf haven Rotterdam tot eindbestemming Breda niet hoeft mee te nemen in de douanewaarde.” 

Beschrijving van vervoerskosten

In het voorbeeld hierboven regelt de Marokkaanse leverancier bij Incoterms® Delivered At Place (DAP) het vervoer tot de plaats van bestemming Breda. Als importeur weet je dan meestal niet wat de vervoerskosten zijn tussen Rotterdam en Breda.

Hoe weet je dan welk bedrag je buiten de douanewaarde mag laten? “Voor deze informatie ben je afhankelijk van je leverancier. Bespreek vooraf met je leverancier dat die de afgesproken Incoterms® op de factuur zet. In dit voorbeeld krijg je een factuur met daarop ‘DAP Breda, Netherlands, Incoterms® 2020’. Vraag ook aan de leverancier om een uitleg van de vervoerskosten op de factuur. Zodat je ziet wat de kosten zijn voor het vervoer over de weg van de goederen. Dus van de haven van Rotterdam als plaats van binnenkomst in de EU naar de plaats van bestemming in Breda.”

Ketentransacties

De douanewaarde is de prijs die in te voeren goederen hebben aan de buitengrens van de EU. Voor het bepalen van de douanewaarde gaat het dus om een transactie bedoeld voor verkoop naar de EU. Is het een transactie tussen alleen de verkoper uit het niet-EU land en de koper uit het EU-land? Dan is het een transactie voor verkoop naar de EU. Maar hoe bepaal je de douanewaarde als er meer partijen meedoen aan een transactie? Dit noem je een ketentransactie.

Voorbeeld

Een Amerikaanse leverancier (A) verkoopt een product aan een Nederlands bedrijf (B). De verkoop tussen A en B is de verkoop voor uitvoer naar de EU. Na aankomst in de EU maar nog voor invoer van de goederen, verkoopt het Nederlandse bedrijf (B) de goederen aan de Nederlandse afnemer (C). Afnemer (C) wordt de importeur en voert het product in. 

Zwart legt uit: “Voordat je de douanewaarde bepaalt, kijk je in dit voorbeeld naar de transactie tussen A en B. Dit is de transactie die gericht is op verkoop naar de EU. Importeur C is verantwoordelijk voor het bepalen van de douanewaarde. Het probleem is dat C de factuur van A aan B niet heeft. C maakt dan geen gebruik van de transactiewaardemethode van de ingevoerde goederen. Voor het bepalen van de douanewaarde gebruikt C de factuur van B. De waarde op de factuur van B is hoger dan de waarde op de factuur van A. C betaalt hierdoor meer invoerrechten dan nodig.”

Douanewaarde bepalen met andere methodes

De douanewaarde bepalen volgens methodes twee tot en met zes komt volgens Zwart veel minder vaak voor. “Je gebruikt deze methodes voor leveringen waarbij geen sprake is van koop-verkoop-transacties of waar prijsbeïnvloeding voorkomt. Er is een dwingende volgorde. Dit betekent dat je altijd start met methode één. Is de eerste methode niet mogelijk dan kijk je naar methode twee en zo verder. Alleen methodes vier en vijf mag je omgekeerd gebruiken.”

Zwart noemt enkele voorbeelden: “Heb je eerder een product besteld dat tijdens de garantieperiode stuk is gegaan? En de leverancier stuurt een nieuw, identiek product gratis naar je toe? Dan is methode twee, de ‘transactiewaarde van identieke goederen’, een oplossing. Gaat het niet om precies hetzelfde product, maar om een variant op het eerder geleverde product? Dan kun je methode drie, de ‘transactiewaarde van soortgelijke goederen', onder voorwaarden gebruiken voor het vaststellen van de douanewaarde.” 

Intercompany-transacties zijn verkopen tussen bedrijven die aan elkaar verbonden zijn. Bij deze verkopen komt soms prijsbeïnvloeding voor. Het moederbedrijf verkoopt dan producten voor een (te) lage prijs aan een dochterbedrijf. “In die gevallen zie je vaker dat men de douanewaarde vaststelt met methode vier, de terugrekenmethode, of methode vijf, de kostprijs-plus-methode.

E-commerce

E-commercebedrijven die hun voorraden verplaatsen naar de EU gebruiken volgens Zwart vaker methode zes, de ‘redelijke middelen’. Bij een voorraadverplaatsing haalt het e-commercebedrijf goederen alvast naar de EU, voordat ze worden verkocht. Zo is na verkoop snelle levering mogelijk. Het e-commercebedrijf voert de goederen in en slaat ze daarna op in een distributiecentrum.

“Op het moment van binnenkomst in de EU is er geen transactie tussen verkoper en koper. De importeurs gaan voor het bepalen van de douanewaarde uit van de verkooprijzen waarvoor verkopers hun producten aanbieden op platformen als Amazon.”

Tip over verantwoordelijkheid importeur

Zwart heeft tenslotte een tip over de verantwoordelijkheid van de importeur. “Veel importeurs laten de douane-expediteur de douanehandelingen doen. Deze regelt meestal de invoeraangifte op naam van de importeur. De importeur blijft aansprakelijk voor de juistheid van de opgegeven douanewaarde in de invoeraangifte. Een te lage douanewaarde leidt bij een controle van de douane tot nabetaling van invoerrechten. Dat wil je niet als importeur, want daar houd je bij het bepalen van je verkooprijs geen rekening mee. Verdiep je daarom als importeur ook in het onderwerp ‘douanewaarde’. Dit voorkomt verrassingen.”